Puntos Clave
• El Formulario I-9 exige documentos originales que comprueben identidad y permiso de trabajo para todos los empleados.
• La Lista A sirve como prueba doble; de lo contrario, combina documentos de las Listas B y C.
• Empleadores y empleados enfrentan sanciones por usar documentos vencidos, incorrectos o falsos en el Formulario I-9.
El Formulario I-9 es un documento clave que usan los empleadores en Estados Unidos 🇺🇸 para confirmar la identidad y el permiso de trabajo de sus empleados. Tanto la persona que busca empleo como el empleador tienen responsabilidades claras al llenar este formulario. Los empleados deben presentar documentos específicos que demuestren quiénes son y que tienen permiso para trabajar legalmente en el país. Todo esto lo regula el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), que actualiza estos requisitos de vez en cuando para mantenerlos claros y justos para todos.
Este artículo explica en detalle todos los documentos aceptados para el Formulario I-9, incluyendo ejemplos de cada lista, y aclara dudas frecuentes sobre el proceso. Se centra en las listas A, B y C — cada una cumple una función distinta en la verificación de identidad y permiso de trabajo. También se tratan temas como qué hacer si tus documentos se pierden o dañan y la importancia de siempre usar la versión más actualizada del formulario. Así, cualquiera que esté por iniciar un nuevo empleo en Estados Unidos 🇺🇸 sabrá exactamente lo que necesita preparar.
¿Para qué sirve el Formulario I-9 y por qué son importantes las Listas A, B y C?
Cada vez que se contrata a un empleado nuevo en Estados Unidos 🇺🇸, el empleador debe asegurarse de que esa persona tiene derecho a trabajar. El Formulario I-9 se creó para formalizar ese proceso. El documento pide evidencia de identidad (probar quién eres) y evidencia de autorización de empleo (probar que puedes trabajar legalmente).
Para facilitarlo, hay tres listas de documentos aceptables. El empleado tiene dos opciones:
– Presentar un solo documento de la Lista A (con eso demuestra identidad y permiso de trabajo al mismo tiempo)
– Presentar un documento de la Lista B (prueba identidad) y uno de la Lista C (prueba permiso de trabajo)
Los empleadores están obligados por la ley a solo aceptar documentos válidos que figuren oficialmente. Si aceptan documentos no permitidos, pueden verse en problemas legales. Por eso es básico seguir la guía del USCIS, disponible aquí.
Lista A: Documentos que prueban identidad y permiso de trabajo al mismo tiempo
Si traes un documento válido de la Lista A, no hace falta mostrar nada más. Estos son los más poderosos porque prueban todo lo necesario de una vez. Aquí tienes los documentos aceptados en la Lista A:
- Pasaporte estadounidense o tarjeta de pasaporte de USA
- Green Card (tarjeta de residente permanente) o Tarjeta de Registro de Extranjero (Formulario I-551)
- Pasaporte extranjero con sello I-551 temporal o con una notación impresa I-551 en una visa de inmigrante
- Documento de Autorización de Empleo con foto (Formulario I-766)
- Para extranjeros no inmigrantes autorizados a trabajar solo con un empleador específico:
- Pasaporte extranjero y
- Formulario I-94 o I-94A mostrando admisión con sello/status y autorización para trabajar
- Pasaporte de Estados Federados de Micronesia 🇫🇲 o República de las Islas Marshall 🇲🇭 junto con Formulario I-94 o I-94A que indique ingreso bajo el “Compact of Free Association”
Todos estos documentos son fuertes porque cumplen ambos propósitos: probar tu identidad y que tienes permiso legal para trabajar. Según VisaVerge.com, estos documentos simplifican el proceso tanto para empleadores como para empleados y reducen el riesgo de errores.
Ejemplos prácticos
Imagínate que tienes una Green Card válida. Con ese único documento ya cumples todo lo que el Formulario I-9 necesita. O si tienes un pasaporte estadounidense vigente, tampoco hace falta llevar nada más. Solo muestra uno y listo.
Ahora, si eres extranjero con estatus especial y tienes un pasaporte extranjero más el Formulario I-94 anotado correctamente, también vale como Lista A.
Recuerda siempre revisar que estos documentos estén vigentes y en buen estado. Si están vencidos o dañados, puede que no te los acepten.
Lista B: Documentos que solo prueban identidad
Si no tienes un documento de la Lista A, tendrás que mostrar uno de la Lista B y, además, uno de la Lista C. Aquí, la Lista B solo busca averiguar quién eres, pero no dice nada sobre tu permiso de trabajo. Estos son los documentos:
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación expedida por cualquier estado, D.C., Puerto Rico 🇵🇷, Guam 🇬🇺, Samoa Americana 🇦🇸, Islas Vírgenes de EE.UU. 🇻🇮, Islas Marianas del Norte o por el gobierno de Canadá 🇨🇦. Debe tener tu foto o información básica como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
- Tarjeta de identificación expedida por agencias del gobierno federal, estatal o local, siempre que contenga los mismos datos que la licencia de conducir.
- Tarjeta escolar con foto
- Tarjeta de registro para votar
- Tarjeta militar o de servicio militar de EE.UU.
- Tarjeta de dependencia militar de EE.UU.
- Tarjeta de Marinero Mercante de la Guardia Costera de EE.UU.
- Documento tribal nativo americano
Nota importante: Para empleadores que usan el sistema E-Verify, solo se aceptan documentos de la Lista B que tengan foto.
Para menores de 18 años que no tengas documentos anteriores
Hay excepciones: si eres menor de 18 y no puedes presentar los documentos de arriba, puedes usar:
- Boleta o certificado escolar
- Historial de clínica, hospital o médico
- Registro de guardería o preescolar
Estos documentos ayudan sobre todo a adolescentes que buscan su primer trabajo y aún no tienen una identificación oficial con foto.
Lista C: Documentos que solo prueban permiso de trabajo
La Lista C sirve para demostrar que tienes permiso para trabajar, pero no dice nada sobre quién eres—por eso siempre debe ir acompañada de un documento de la Lista B si no tienes uno de la Lista A.
Puedes usar solo uno de los siguientes documentos válidos:
- Tarjeta de Seguro Social emitida por la Administración del Seguro Social, siempre que no diga:
- NO VÁLIDO PARA EMPLEO,
- VÁLIDO SOLO CON AUTORIZACIÓN DEL INS,
- VÁLIDO SOLO CON AUTORIZACIÓN DEL DHS
- Certificado de nacimiento en el extranjero expedido por el Departamento de Estado (formas DS-1350, FS-545 o FS-240)
- Original o copia oficial de acta de nacimiento expedida por una autoridad estatal, condado o localidad de Estados Unidos 🇺🇸, o de un territorio, con sello oficial
- Documento tribal nativo americano
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197)
- Tarjeta de identificación de residente para uso en Estados Unidos (Formulario I-179)
- Otro documento de autorización de empleo expedido por el Departamento de Seguridad Nacional (esto no incluye el Formulario I-766 que, por ser con foto, ya entra en la Lista A)
Estos documentos se usan mucho si todavía no tienes una Green Card, pero tienes otro tipo de permiso de trabajo, o si eres nacido en Estados Unidos 🇺🇸 y solo tienes tu acta de nacimiento y Seguro Social.
Ejemplo
Si eres nacido en Estados Unidos 🇺🇸 y solo tienes tu acta de nacimiento y tu licencia de conducir, puedes usar estos dos documentos (uno de la Lista B y otro de la Lista C) para cumplir con el Formulario I-9.
¿Qué hacer si tus documentos se pierden, roban o están dañados?
A veces, tus documentos pueden no estar disponibles. Si los perdiste, te los robaron o resultaron dañados, hay una solución temporal: puedes presentar un recibo oficial que demuestre que has solicitado el reemplazo. Este recibo te permite empezar a trabajar, pero solo por un tiempo limitado (normalmente hasta 90 días). Al acabar ese periodo, debes mostrar el documento original o renovado. Este margen ayuda a que no pierdas el empleo por problemas fuera de tu control, pero no sustituye el deber de presentar el documento correcto a tiempo.
Recomendaciones para cumplir con el proceso I-9
Para empleados y empleadores, cumplir con el Formulario I-9 requiere atención y cuidado. Aquí compartimos algunos consejos prácticos:
- Revisa siempre la fecha de vencimiento de tus documentos. No presentes documentos caducados.
- Conserva copias legibles y en buen estado de tus documentos personales más importantes.
- Pregunta previamente a tu empleador qué documentos acepta y qué versión del I-9 está usando.
- Ten a la mano los formularios oficiales. Siempre descarga desde la fuente oficial, nunca uses copias antiguas que pueden estar desactualizadas. El Formulario I-9 más actual lo puedes encontrar en la página oficial de USCIS.
- Si eres menor de edad o tienes circunstancias especiales, informa a tu empleador lo antes posible para que puedan guiarte.
- No intentes presentar documentos falsos; esto puede terminar en multas o incluso consecuencias graves como perder el trabajo.
Resumen visual de las Listas
A continuación, un resumen para repasar rápidamente cuándo corresponde usar cada lista:
| Tipo de Documento | Ejemplos Clave |
|---|---|
| Lista A: Identidad y Permiso | Pasaporte de EE.UU., Green Card, EAD con foto, pasaportes extranjeros válidos con autorización correspondiente |
| Lista B: Sólo identidad | Licencia de conducir estatal, identificación con foto del gobierno, tarjeta escolar con foto, documentos militares |
| Lista C: Sólo permiso | Tarjeta de Seguro Social válida, acta de nacimiento, ciertos documentos autorizados por el DHS |
Alternativas en casos especiales: uso de recibos
Como se mencionó antes, en algunos casos limitados es posible usar recibos de reemplazo. Esto se permite si:
– Presentas un recibo oficial de que tus documentos fueron perdidos, robados o dañados y estás en proceso de reemplazo.
– El recibo solo se acepta temporalmente y debes reemplazarlo por el documento válido antes de que termine el tiempo permitido.
Vale la pena recalcar: este beneficio solo te da más tiempo para presentar el documento requerido, pero no te libera del deber de presentarlo después.
Consecuencias de no cumplir con el Formulario I-9
No seguir esta guía puede traer problemas tanto para empleados como empleadores. Los empleadores pueden recibir multas altas o incluso perder permisos de operación si contratan trabajadores que no están autorizados. Las personas que presentan documentos falsos o información incorrecta pueden perder el empleo y tener problemas legales. Por eso es tan importante cumplir todo como lo pide el USCIS.
¿Qué versión y formularios usar?
Siempre usa la versión más reciente del Formulario I-9 y revisa en la página oficial que es la correcta, ya que el USCIS actualiza estos documentos regularmente. Si tienes dudas sobre cómo llenar o guardar correctamente los formularios y documentos, el manual M-274 del empleador de USCIS es el recurso principal.
Palabras finales y próximos pasos
El Formulario I-9 y las listas de documentos aceptados parecen complicados, pero con una buena guía, empleados y empleadores pueden cumplir con todo de forma sencilla y segura. Lo principal es planear con tiempo, informarse bien y usar solo documentos legítimos. Si tienes dudas o te enfrentas a un caso poco común, consulta siempre las fuentes oficiales o busca apoyo con expertos en inmigración.
Si quieres acceder a información detallada, actualizaciones o ejemplos visuales, puedes visitar directamente la página oficial de los documentos aceptados por el USCIS.
Prepararse adecuadamente para el proceso Formulario I-9 protegerá tus derechos y te permitirá empezar tu trabajo en Estados Unidos 🇺🇸 con confianza y tranquilidad.
Aprende Hoy
Formulario I-9 → Documento obligatorio para verificar la identidad y permiso de trabajo de empleados en Estados Unidos.
USCIS → Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos; regula inmigración legal y verificación laboral.
Lista A → Conjunto de documentos válidos que demuestran simultáneamente identidad y autorización de trabajo.
Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) → Tarjeta con foto expedida por el USCIS que permite trabajar temporalmente en EE. UU.
Formulario I-94 → Registro de entrada/salida para visitantes no inmigrantes; muestra estatus y tiempo autorizado para permanecer.
Este Artículo en Resumen
El Formulario I-9 en Estados Unidos exige presentar documentos originales y vigentes: uno de la Lista A, o bien uno de la Lista B y uno de la Lista C. Cumplir los requisitos oficiales evita retrasos, sanciones y problemas legales para empleados y empleadores. Siempre consulta la guía actualizada del USCIS.
— Por VisaVerge.com
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