Puntos Clave
• Los empleadores deben completar el Formulario I-9 antes del primer día laboral de cada empleado.
• ICE exige entregar los Formularios I-9 en tres días hábiles durante auditorías y corregir errores técnicos.
• Multas hasta $28,619 y cargos criminales aplican en 2025 por contratar trabajadores sin autorización.
Los empleadores en los Estados Unidos 🇺🇸 enfrentan un panorama cada vez más exigente en cuanto a la verificación del estatus migratorio de sus empleados. A raíz de recientes acciones de aplicación de la ley migratoria, las obligaciones bajo la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA, por sus siglas en inglés) se han vuelto más estrictas y vigiladas. Este artículo detalla los requisitos del empleador para verificar la elegibilidad laboral, explica las diferencias entre auditorías y redadas de ICE, y ofrece recomendaciones prácticas para cumplir con la ley y evitar sanciones.
¿Qué exige la Ley de Reforma y Control de Inmigración a los empleadores?
La Ley de Reforma y Control de Inmigración, promulgada el 6 de noviembre de 1986, obliga a los empleadores a verificar la identidad y la autorización para trabajar de todas las personas que contraten en los Estados Unidos 🇺🇸 después de esa fecha. Esta verificación se realiza mediante el Formulario I-9, que es el documento oficial para este proceso. El formulario está disponible en el sitio web del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) y puede consultarse aquí: Formulario I-9 oficial.
Requisitos clave para los empleadores
- Completar el Formulario I-9 para cada empleado antes o en el primer día de trabajo.
- Solicitar a los empleados documentos aceptables que prueben su identidad y autorización para trabajar.
- Revisar que los documentos parezcan genuinos y estén relacionados con el empleado.
- Completar la verificación ya sea en persona o mediante un procedimiento remoto autorizado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
- No pedir documentos adicionales o diferentes a los que la ley exige, para evitar discriminación basada en nacionalidad o estatus migratorio.
Conservación de documentos
Los empleadores deben conservar los Formularios I-9 originales para empleados actuales, ya sea en papel o en formato electrónico que permita imprimir copias legibles. Para empleados que ya no trabajan en la empresa, los formularios deben guardarse por:
- Tres años desde la fecha de contratación, o
- Un año después de la terminación del empleo, lo que sea más largo.
Aunque no es obligatorio enviar estos formularios a ninguna agencia, deben estar disponibles para inspección por parte de las autoridades.
Diferencias entre auditorías y redadas de ICE
Para los empleadores, es fundamental entender la diferencia entre una auditoría y una redada de ICE, ya que cada una implica distintos procedimientos y obligaciones.
Auditorías de ICE (Investigaciones en el lugar de trabajo)
Las auditorías son revisiones administrativas que buscan verificar el cumplimiento con la Ley de Reforma y Control de Inmigración. El proceso suele incluir:
- La entrega de un Aviso de Inspección (NOI) al empleador.
- La solicitud de los Formularios I-9 y documentos de respaldo dentro de los tres días hábiles siguientes.
- La revisión de los documentos por agentes o auditores de ICE.
Si se encuentran errores en los formularios, pueden ser:
- Errores técnicos: problemas menores que el empleador puede corregir en un plazo de 10 días hábiles.
- Errores sustantivos: fallas graves que indican que la verificación no se hizo correctamente y no pueden corregirse.
Cuando ICE detecta empleados que parecen no tener autorización para trabajar, emite un Aviso de Documentos Sospechosos. El empleador tiene entonces 10 días para presentar documentos válidos o terminar la relación laboral con esos empleados.
Redadas de ICE (Acciones de cumplimiento)
Las redadas son operaciones sorpresivas y de aplicación directa que buscan detener a trabajadores sin autorización o investigar prácticas ilegales de contratación. Estas acciones:
- Requieren una orden de registro firmada por un juez, que especifica claramente las áreas y documentos a inspeccionar.
- Pueden incluir la detención de empleados en el lugar de trabajo o la vigilancia en las salidas del negocio para detener a quienes intenten huir.
- Tienen consecuencias inmediatas para empleadores y empleados.
En 2025, se reportaron tácticas como la detención de empleados durante la entrega de NOIs y la presencia de agentes especiales en las salidas de negocios para impedir la fuga de trabajadores.
Tendencias recientes en la aplicación de la ley migratoria (2025)
Desde enero de 2025, ICE ha intensificado sus acciones de cumplimiento con varios cambios importantes:
- Mayor entrega de Avisos de Inspección (NOIs) y citaciones para que los empleadores entreguen los Formularios I-9 y documentos en un plazo de tres días hábiles.
- Revisión más estricta de los sistemas electrónicos de I-9, con exigencias para que los empleadores demuestren auditorías detalladas y cumplimiento del sistema.
- Enfoque en industrias específicas como agencias de empleo temporal, restaurantes y supermercados, con posible expansión a construcción, manufactura, agricultura e infraestructura crítica.
Un caso destacado fue la redada en el restaurante Buona Forchetta en San Diego en junio de 2025, que subraya el compromiso de la administración con la aplicación en los lugares de trabajo.
Multas y sanciones para empleadores
Los empleadores que no cumplan enfrentan multas severas:
- Hasta $2,861 por cada violación relacionada con el Formulario I-9.
- Multas de hasta $5,724 por contratar a personas sin autorización, que pueden aumentar a $28,619 en caso de reincidencia.
- Riesgo de cargos criminales por violaciones intencionales, que pueden incluir prisión.
Después de un NOI, ICE puede emitir un Aviso de Intención de Multa (NIF) por errores en la documentación. Además, si se detecta actividad criminal, tanto empleadores como empleados pueden enfrentar procesos penales.
Recomendaciones para que los empleadores cumplan con la ley
Medidas proactivas para evitar sanciones
Para reducir riesgos y mostrar buena fe, los empleadores deben:
- Realizar auditorías internas de los Formularios I-9 y evaluar el cumplimiento de requisitos migratorios para empleados no inmigrantes e inmigrantes.
- Crear un protocolo de respuesta para solicitudes de información, citaciones o órdenes de registro de agencias gubernamentales.
- Designar contactos dentro de la empresa para manejar cualquier comunicación oficial.
- Capacitar a gerentes y empleados clave sobre cómo responder a citaciones o registros.
- Asegurar que los registros y datos operativos estén accesibles en caso de que se requiera su revisión o incautación.
Cómo actuar ante una visita de ICE
Si ICE llega al lugar de trabajo, los empleadores deben:
- Solicitar identificación oficial a los agentes y registrar sus datos.
- Revisar la orden de registro para confirmar que esté firmada y fechada por un juez, y que describa claramente las áreas a inspeccionar.
- Contactar inmediatamente a un abogado y pedir que la inspección se retrase hasta que el abogado esté presente.
- Mantener la calma y cooperar, pero no permitir búsquedas fuera del alcance de la orden.
- Informar a los empleados que no están obligados a hablar con ICE.
- No mentir ni ayudar a empleados a esconderse o salir del lugar.
Después de la visita, el empleador puede solicitar una lista de los documentos que ICE haya retirado durante la inspección.
Derechos y responsabilidades legales de los empleadores
Derechos durante las acciones de cumplimiento
Los empleadores tienen derecho a:
- Contar con tres días hábiles para entregar los Formularios I-9 tras recibir un NOI.
- Consultar con un abogado antes de responder preguntas o firmar documentos de ICE.
- Solicitar extensiones para entregar documentación, siempre que tengan razones legítimas.
Notificación a empleados
Cuando ICE identifica empleados sin autorización, los empleadores deben:
- Informar a los trabajadores afectados sobre la auditoría.
- Pedir a ICE tiempo adicional para que los empleados puedan consultar con abogados de inmigración.
- Si los empleados pertenecen a un sindicato, compartir copias de los documentos de la auditoría y colaborar con los representantes sindicales.
Impacto para empleadores y trabajadores
El aumento en la aplicación de la ley migratoria genera un ambiente de incertidumbre para empleadores y trabajadores. Las empresas deben invertir en capacitación y sistemas para cumplir con los requisitos del empleador, mientras que los empleados pueden enfrentar riesgos de detención o pérdida de empleo si no cuentan con autorización válida.
Para los empleadores, la clave está en mantener registros precisos y actualizados, responder con rapidez y transparencia a las solicitudes de ICE, y buscar asesoría legal especializada para evitar sanciones y proteger sus operaciones.
Conclusión
El cumplimiento con la Ley de Reforma y Control de Inmigración y el manejo adecuado del Formulario I-9 son esenciales para que los empleadores eviten multas y problemas legales. Con la intensificación de las auditorías y redadas de ICE en 2025, es fundamental que las empresas establezcan protocolos claros, capaciten a su personal y mantengan una comunicación abierta con asesores legales.
Para más información oficial sobre los requisitos del empleador y el Formulario I-9, se recomienda consultar directamente la página del USCIS dedicada a este tema: USCIS – Verificación de Elegibilidad de Empleo.
Según análisis de VisaVerge.com, la vigilancia sobre el cumplimiento de la verificación de empleo seguirá aumentando, especialmente en sectores con alta contratación de trabajadores migrantes. Por ello, la preparación y el cumplimiento riguroso son las mejores herramientas para proteger a las empresas y a sus empleados en este entorno cambiante.
Este contenido ofrece una guía completa y accesible para empleadores que deben cumplir con los requisitos del empleador en materia migratoria, explicando con claridad las obligaciones legales, los procesos de verificación, y las mejores prácticas para enfrentar inspecciones y redadas.
Aprende Hoy
Formulario I-9 → Documento oficial que los empleadores deben completar para verificar la elegibilidad laboral de cada empleado.
Auditorías de ICE → Revisiones oficiales donde ICE inspecciona los Formularios I-9 para verificar el cumplimiento legal.
Aviso de Inspección (NOI) → Notificación escrita de ICE que solicita formularios en un plazo de tres días.
Ley de Reforma y Control de Inmigración → Ley federal que obliga a verificar la autorización para trabajar y previene contrataciones ilegales.
Errores técnicos → Fallas menores en el Formulario I-9 que el empleador puede corregir dentro de 10 días hábiles.
Este Artículo en Resumen
En 2025, ICE intensificó la vigilancia migratoria sobre empleadores. Completar y conservar correctamente el Formulario I-9 evita multas y redadas. Los empleadores deben auditar registros, capacitar personal, crear protocolos de respuesta y buscar asesoría legal para cumplir la ley y proteger sus negocios.
— Por VisaVerge.com
