Puntos Clave
• La Ley E-Verify de Illinois exige carteles bilingües y notificaciones escritas desde el 1 de enero de 2025.
• La demanda del DOJ no suspende la aplicación; el cumplimiento estatal sigue siendo obligatorio y puede haber multas.
• El incumplimiento puede derivar en sanciones del Departamento de Trabajo de Illinois, incluso si se cumple la normativa federal.
La Ley E-Verify de Illinois sigue siendo obligatoria para los empleadores, incluso con una demanda pendiente presentada por el Departamento de Justicia de los Estados Unidos (DOJ). Las empresas que usan el sistema E-Verify en Illinois deben cumplir todas las reglas estatales recientemente aprobadas, conocidas como la Ley de Derecho a la Privacidad en el Lugar de Trabajo, que fue cambiada por la SB 508 y entrará en vigor el 1 de enero de 2025. A continuación se explican los elementos clave de esta normativa, el estado actual de la demanda del DOJ, y lo que esto significa para empleadores, empleados y otras partes afectadas.
Resumen General del Cambio Legal
A partir del 1 de enero de 2025, los empleadores de Illinois que usan E-Verify tendrán que seguir una serie de obligaciones nuevas según la ley estatal. Estas normas se suman a las reglas federales y requieren avisos más claros para los empleados, entrenamiento obligatorio del personal y protecciones más fuertes para quienes quieran presentar quejas sobre el uso de E-Verify.
El DOJ demandó a Illinois porque sostiene que, al añadir nuevas obligaciones a los empleadores que usan E-Verify, el estado está entrando en un terreno que corresponde solo al gobierno federal. Sin embargo, hasta que un juez indique lo contrario o declare la ley inválida, las reglas siguen vigentes y todos los empleadores deben cumplirlas por completo. No existe ninguna orden judicial que suspenda estas obligaciones, por lo que la ley estatal continúa válida y los empleadores deben actuar en consecuencia.
Antecedentes y Motivo de la Demanda
E-Verify es un sistema federal voluntario, creado para ayudar a los empleadores en Estados Unidos 🇺🇸 a comprobar que sus empleados estén autorizados para trabajar en el país. El gobierno federal exige a sus propios contratistas y a algunos empleadores específicos que usen E-Verify, pero la mayoría de las empresas pueden elegir si lo utilizan o no.
A nivel federal, las reglas para E-Verify son más generales, y no incluyen tantas obligaciones sobre notificar a empleados o brindar entrenamiento especial. La SB 508 en Illinois añade estas obligaciones adicionales, argumentando que el objetivo es proteger la privacidad de los trabajadores y evitar prácticas injustas por parte de los empleadores. El estado señala que estas medidas buscan ofrecer transparencia y protección a los empleados y prevenir que se utilice E-Verify para discriminar o intimidar.
El DOJ sostiene en su demanda que Illinois está yendo demasiado lejos y que solo el gobierno federal debe establecer las condiciones para usar E-Verify. Según el DOJ, estas nuevas reglas pueden dificultar la tarea de los empleadores y crean obstáculos que no existen en otras partes del país. Sin embargo, esto solo será resuelto por los tribunales y, por el momento, no afecta la vigencia de la ley estatal.
Obligaciones Específicas Para los Empleadores
Quienes emplean a trabajadores en Illinois y usan E-Verify deben hacer lo siguiente:
- Publicar todos los anuncios oficiales requeridos, tanto federales como estatales, donde todos los empleados y posibles empleados puedan verlos. Estos avisos deben estar en inglés y español.
- Avisar, por escrito y dentro de las 72 horas, a todos sus empleados cada vez que reciban una notificación sobre una inspección de documentos I-9, que es el formulario del gobierno que verifica la elegibilidad para trabajar en Estados Unidos 🇺🇸.
- Completar y mantener registros que prueben que el personal que usa E-Verify ha recibido y entendido los materiales de entrenamiento del Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés).
- No usar E-Verify como filtro antes de contratar a alguien ni para revisar la situación de trabajadores actuales fuera de los procedimientos requeridos por la ley. El uso indebido de E-Verify puede generar multas u otros castigos bajo la ley estatal.
- Asegurarse de que ningún empleado sufra represalias por quejarse de la aplicación de la ley. Cualquier forma de castigo o amenaza por presentar una queja está estrictamente prohibida.
Si los empleadores ignoran estas obligaciones, pueden recibir multas civiles y otras sanciones aplicadas por el Departamento de Trabajo de Illinois (IDOL). Además, cualquier trabajador puede presentar una queja ante ese departamento si piensa que el empleador no está cumpliendo alguna de estas reglas.
Estado Actual: La Demanda del DOJ y Sus Efectos
La demanda presentada por el DOJ no ha detenido la entrada en vigor ni la aplicación de la Ley E-Verify de Illinois. Solo una orden judicial puede suspender la obligación de cumplir la ley estatal, y hasta el 16 de mayo de 2025, no existe ningún fallo judicial en contra ni ninguna orden que detenga la ley. Por tanto, el Cumplimiento del empleador sigue siendo completamente necesario.
En su demanda, el DOJ argumenta que el aviso obligatorio a los empleados cada vez que se reciben inspecciones, así como otras obligaciones impuestas por Illinois, pueden dificultar la labor de empleadores y van más allá de lo que establece la ley federal. No obstante, experiencias similares en California 🇺🇸 muestran que los tribunales, en ocasiones, permiten a los estados imponer reglas adicionales mientras no se opongan directamente a las leyes federales. Como no hay una decisión definitiva al respecto, los empleadores simplemente no pueden ignorar la ley estatal.
Expertos legales y sitios especializados, como VisaVerge.com, recuerdan que la ley de Illinois se mantiene en vigor, y que las empresas no se pueden excusar en la existencia de una demanda para dejar de cumplir sus obligaciones nuevas. Esto es importante, pues la falta de cumplimiento puede llevar a investigaciones, sanciones y daño a la reputación de la empresa.
Diferencias Entre la Ley Federal y la Ley E-Verify de Illinois
La siguiente tabla muestra las diferencias principales entre las exigencias federales y las nuevas de Illinois:
| Exigencia | Ley Federal | Ley de Illinois SB508 |
|---|---|---|
| Uso de E-Verify | Voluntario | Voluntario |
| Avisos en el lugar de trabajo | Solo aviso federal | Aviso federal + estatal |
| Certificado de entrenamiento | No se exige | Obligatorio |
| Aviso previo de inspecciones I-9 | No se exige | Aviso escrito en 72 horas |
| Protección para quejas de empleados | Limitada | Protecciones más fuertes |
| Sanciones por uso indebido | Sí | Sí, y también por no cumplir |
Esta comparación muestra que la Ley E-Verify de Illinois agrega obligaciones que buscan mayor transparencia y vigilancia sobre las acciones de los empleadores.
Implicaciones Para Empleadores y Otros Grupos
El cambio legal afecta sobre todo a los empleadores que están inscritos en el sistema E-Verify dentro de Illinois. Las empresas deben adaptar todas sus políticas internas y capacitar a sus equipos de recursos humanos para cumplir cabalmente las nuevas exigencias. Es importante que los encargados de recursos humanos entiendan que:
- Todos los anuncios y certificados deben estar al día y a la vista.
- El personal encargado de E-Verify debe recibir y entender el material de entrenamiento oficial.
- Deben existir registros claros de cumplimiento, para responder ante cualquier reclamo o auditoría del IDOL.
- Es esencial que ningún empleado perciba represalias o amenazas si tiene dudas o quejas sobre el uso del sistema E-Verify.
Para los empleados, la ley representa un avance en protección y garantías, pues facilita que reciban información clara y puedan cuestionar el uso de E-Verify sin temor a castigos. Organizaciones sindicales y de defensa de derechos laborales suelen ver positivas estas reglas, aunque algunas empresas consideran que su administración se vuelve más complicada y costosa.
En cuanto a postulantes o candidatos a empleo, la ley prohíbe a los empleadores usar E-Verify como filtro antes de hacer una oferta de trabajo. Esto reduce el riesgo de discriminación durante la selección de personal y fortalece la igualdad de oportunidades.
¿Qué Pasa si el Tribunal Decide Detener la Ley?
Si un tribunal emite en el futuro una orden de suspensión o declara la ley inválida, los empleadores podrían dejar de cumplir las obligaciones estatales específicas. Sin embargo, hasta que eso ocurra, la recomendación legal es cumplir al pie de la letra todas las nuevas reglas. No hacerlo conlleva un riesgo considerable, tanto económico como legal.
Si hay cambios durante el proceso legal, se espera que el gobierno de Illinois informe de inmediato sobre los próximos pasos para empleadores y empleados. VisaVerge.com’s investigation reveals que la preparación ante posibles cambios legales es clave para evitar sanciones y problemas administrativos.
Proceso de Cumplimiento e Implementación
Para cumplir correctamente con la Ley E-Verify de Illinois, los empleadores deben:
- Actualizar sus anuncios: Colocar todos los avisos requeridos en inglés y español donde todos los empleados los vean fácilmente. El Departamento de Trabajo de Illinois ofrece los pósters oficiales en su sitio web.
- Avisar a sus empleados sobre auditorías I-9: Si la empresa recibe comunicación de una inspección de I-9, debe avisar por escrito a todos los empleados en un plazo de 72 horas.
- Entrenar al personal: El personal que maneja el sistema E-Verify debe completar el entrenamiento del DHS y mantener evidencia de dicha capacitación.
- Evitar el uso indebido de E-Verify: No deben usar el sistema para preseleccionar candidatos ni controlar el estatus de empleados fuera de los casos permitidos.
- Proteger a quienes hacen denuncias: Asegurar que ninguna persona que presente una queja sea castigada o amenazada.
El cumplimiento riguroso garantiza no solo evitar multas, sino también la buena imagen y confianza tanto interna como externa.
Pasos Ante Quejas y Auditorías
Ante cualquier queja de un empleado, el IDOL investiga y, si encuentra falta, puede imponer sanciones. Por lo tanto, es mucho mejor adelantarse y cumplir todas las reglas, que enfrentar procesos costosos y dañinos para la empresa.
Las auditorías pueden ser anunciadas o sorpresivas, por lo que la documentación de cumplimiento debe estar siempre a mano y actualizada. El proceso habitual de auditoría incluye la revisión de avisos, registros de aviso a empleados y comprobantes de entrenamientos.
Para más información sobre los requisitos y preguntas frecuentes, los interesados pueden consultar el sitio oficial del Departamento de Trabajo de Illinois.
Preguntas Comunes Sobre la Nueva Ley
- ¿Puedo esperar a que el tribunal decida antes de cumplir la ley?
No. Los empleadores deben cumplir todas las obligaciones mientras la ley esté vigente y no haya una orden judicial en sentido contrario. - ¿Qué pasa si mi empresa no tiene empleados que hablen español?
La ley exige avisos en inglés y español, sin importar la composición actual del personal. - ¿Basta mostrar los certificados de entrenamiento en digital?
Se recomienda mantener tanto registros digitales como impresos, para facilitar la inspección en cualquier momento. - ¿Puedo usar E-Verify antes de contratar?
No, la ley prohíbe usar E-Verify para filtrar candidatos antes de ser contratados.
Controversias, Debates y Decisiones Legales Pendientes
Algunos empleadores consideran que la Ley E-Verify de Illinois complica de forma innecesaria el proceso de contratación y administración de personal, especialmente para empresas más pequeñas. Por su parte, grupos que defienden los derechos de los trabajadores ven la ley como una mejora que protege mejor a empleados frente a errores o abusos. El debate de fondo gira en torno al equilibrio entre controles legales y protección de derechos laborales.
Solo un tribunal podrá determinar si la ley de Illinois invade competencias federales o si puede mantenerse sin conflictos con las reglas nacionales. Hasta el momento, no hay una orden que limite su aplicación, por lo que el Cumplimiento del empleador es indispensable.
Recomendaciones Finales y Siguiente Pasos
Por ahora, los empleadores deben seguir cumpliendo rigurosamente con la Ley E-Verify de Illinois. Es aconsejable revisar de forma regular los avisos, realizar auditorías internas para verificar cumplimiento, y capacitar constantemente al personal responsable. Consultar fuentes oficiales ante cualquier duda y contar con asesoría legal especializada puede ser vital para evitar problemas futuros.
Para consultar los formularios oficiales I-9, los empleadores pueden acceder directamente en este enlace al Formulario I-9 del USCIS.
Recuerde: aunque exista una demanda del DOJ, ninguna corte ha cambiado la validez de la ley. Mantenerse informado y actuar preventivamente es la mejor manera de proteger a la empresa y a sus empleados.
Aviso Legal: Esta información es solo general y no reemplaza el consejo de una abogada o abogado especializado. Cada caso es diferente y pueden existir detalles adicionales según la situación particular.
Aprende Hoy
E-Verify → Sistema federal en línea para verificar si los empleados están autorizados a trabajar legalmente en Estados Unidos.
Auditoría I-9 → Revisión gubernamental de los formularios I-9 del empleador para asegurar la contratación conforme a la ley.
Certificado de entrenamiento → Documento que acredita que el personal encargado de E-Verify completó el entrenamiento oficial del Departamento de Seguridad Nacional.
Preeminencia (Preemption) → Principio según el cual la ley federal prevalece sobre la estatal en temas como inmigración.
Represalia → Castigo o despido a un empleado por ejercer sus derechos, como denunciar un mal uso de E-Verify.
Este Artículo en Resumen
A partir del 1 de enero de 2025, los empleadores de Illinois que usan E-Verify deben exhibir avisos bilingües, informar auditorías y acreditar entrenamiento. La demanda del DOJ sigue pendiente, pero no detiene la obligación. El incumplimiento puede resultar en sanciones estatales, por lo que es esencial mantenerse actualizado y cumplir rigurosamente.
— Por VisaVerge.com
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