Puntos Clave
• SSA reanuda en mayo 2025 envío de Cartas de No Coincidencia a empleadores por errores en SSN/nombres.
• Los empleadores deben notificar empleados, dar 60 días para corregir y evitar medidas adversas.
• Multas por contratar trabajadores no autorizados van de $676 a $27,018 sin zona segura legal.
En mayo de 2025, la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) está retomando el envío de las llamadas Cartas de No Coincidencia a los empleadores en los Estados Unidos 🇺🇸. Estas cartas alertan sobre discrepancias entre los nombres y números de Seguro Social (SSN) reportados en los formularios W-2 de los empleados y los registros oficiales de la SSA. Esta práctica, que había sido suspendida en abril de 2021 bajo la administración del Presidente Biden, vuelve a generar preocupación entre empleadores, trabajadores y expertos legales debido a sus implicaciones en el cumplimiento de inmigración laboral y la posible afectación a los empleados.
A continuación, se ofrece un análisis detallado de esta política, su contexto histórico, los procedimientos que deben seguir los empleadores, y las consecuencias para todas las partes involucradas.
¿Qué son las Cartas de No Coincidencia y por qué vuelven?
Las Cartas de No Coincidencia son notificaciones que la SSA envía a los empleadores cuando detecta que el nombre de un empleado y el número de Seguro Social que figura en sus registros no coinciden con la información que el empleador reportó en los formularios W-2. Esto puede suceder por errores tipográficos, cambios de nombre, o problemas más complejos relacionados con la autorización para trabajar en el país.
Desde 1993 hasta 2012, la SSA enviaba estas cartas regularmente. En 2019, la SSA reanudó temporalmente esta práctica, enviando cientos de miles de notificaciones. Sin embargo, en abril de 2021, la administración actual suspendió el envío para desarrollar un nuevo enfoque. Ahora, en mayo de 2025, la SSA ha comenzado o está a punto de comenzar a enviar nuevamente estas cartas, lo que ha sido descrito por expertos legales y grupos de empleadores como un “inminente aluvión” de notificaciones.
Contexto legal y regulatorio actual
Aunque la SSA envía estas cartas, no existe una regulación federal que obligue a los empleadores a seguir un protocolo específico para responderlas. La controvertida regla de “No-Match” del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que buscaba formalizar estas obligaciones fue retirada en 2009 y no ha sido reinstaurada.
Sin embargo, los empleadores deben actuar con buena fe para corregir las discrepancias y evitar posibles sanciones por contratar o mantener empleados no autorizados. La falta de acción puede interpretarse como “conocimiento constructivo” de empleo ilegal, lo que puede llevar a multas que van desde $676 hasta $27,018 por violación, dependiendo de la gravedad y frecuencia.
Además, la colaboración creciente entre el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y la SSA para compartir datos aumenta la probabilidad de que estas discrepancias sean detectadas y que se tomen medidas en consecuencia.
¿Qué deben hacer los empleadores al recibir una Carta de No Coincidencia?
Recibir una carta de este tipo no significa automáticamente que un empleado no esté autorizado para trabajar. Simplemente indica que hay una diferencia en los datos que debe ser investigada y corregida.
Los empleadores deben seguir estos pasos para cumplir con las expectativas legales y evitar problemas:
- Revisar cuidadosamente la carta: Identificar cuántas discrepancias hay y a qué año fiscal corresponden.
- Acceder al portal Business Services Online (BSO) de la SSA: Este portal permite a los empleadores obtener detalles específicos sobre las discrepancias detectadas.
- Notificar a los empleados afectados: Informarles por escrito y proporcionarles una copia de la carta para que puedan corregir su información con la SSA.
- Dar tiempo razonable para la corrección: Generalmente, se recomienda un plazo de 60 días para que el empleado resuelva el problema.
- No tomar medidas adversas: No se debe despedir ni suspender al empleado solo por la carta, ya que esto podría violar leyes contra la discriminación.
- Documentar todas las acciones: Mantener registros detallados de las comunicaciones y esfuerzos realizados para resolver las discrepancias.
- Revisar la conformidad con el formulario I-9: Realizar auditorías internas para asegurar que todos los empleados tengan documentación válida para trabajar.
El formulario I-9, que verifica la elegibilidad laboral, es fundamental en este proceso. Los empleadores pueden consultar la versión oficial y actualizada en el sitio web del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) Formulario I-9.
Impacto en los empleados y riesgos de discriminación
Para los trabajadores, recibir una notificación de discrepancia puede generar ansiedad y preocupación sobre su estatus laboral. Sin embargo, es importante aclarar que estas cartas no prueban que un empleado esté trabajando ilegalmente.
Los defensores de los derechos de los trabajadores advierten que los empleadores no deben usar estas cartas como excusa para despedir o discriminar a sus empleados. La ley protege a los trabajadores contra acciones injustas basadas únicamente en estas notificaciones.
El proceso correcto implica que el empleado tenga la oportunidad de corregir su información con la SSA sin perder su empleo mientras se resuelve la situación.
Perspectivas de expertos y grupos involucrados
Los expertos legales, como Chris Thomas del EmployersLawyersBlog y abogados de firmas como Littler y Fisher Phillips, han señalado que la reanudación de estas cartas presenta un desafío para los empleadores. Deben equilibrar la necesidad de cumplir con las leyes de inmigración y evitar sanciones, con la obligación de no discriminar ni tomar decisiones precipitadas.
Además, la ausencia de una “zona segura” o safe harbor —un conjunto claro de pasos que protejan legalmente a los empleadores— hace que la documentación cuidadosa y el asesoramiento legal sean esenciales.
Los grupos de empleadores expresan preocupación por la carga administrativa y el posible impacto en la estabilidad de sus plantillas. Por otro lado, defensores de los trabajadores insisten en que estas cartas no deben ser usadas para justificar despidos injustos.
Historia y evolución de la política de Cartas de No Coincidencia
- 1993-2012: Envío regular de cartas por parte de la SSA.
- 2007-2009: Intento del DHS de formalizar obligaciones para empleadores mediante una regla que fue bloqueada en tribunales y retirada.
- 2019: Breve reanudación del envío de cartas, con cientos de miles de notificaciones.
- 2021: Suspensión oficial del envío bajo la administración Biden.
- 2025: Reanudación inminente o ya en curso, con un enfoque renovado en la integridad de datos y cumplimiento.
Esta historia muestra un vaivén en la política, reflejando tensiones entre la necesidad de controlar el empleo ilegal y proteger los derechos de los trabajadores.
Implicaciones prácticas para empleadores y empleados
Para los empleadores:
- Deben prepararse para un aumento significativo en la recepción de Cartas de No Coincidencia.
- Es vital establecer protocolos claros para responder a estas cartas, incluyendo la notificación a los empleados y el seguimiento de las correcciones.
- La capacitación del personal de recursos humanos sobre cómo manejar estas situaciones es clave para evitar errores legales.
- Consultar con abogados especializados en inmigración y derecho laboral puede prevenir sanciones y demandas por discriminación.
Para los empleados:
- Deben estar atentos a cualquier notificación de su empleador relacionada con discrepancias en sus datos.
- Es importante corregir cualquier error en los registros de la SSA lo antes posible para evitar problemas futuros.
- Pueden buscar ayuda legal o de organizaciones de apoyo si sienten que están siendo tratados injustamente.
Futuro y posibles cambios regulatorios
Aunque no hay indicios de que el DHS reinstaure la antigua regla de No-Match, la colaboración creciente entre IRS y SSA para compartir datos podría llevar a nuevas regulaciones o guías que afecten a empleadores y empleados.
La incertidumbre legal persistirá, por lo que la mejor estrategia para los empleadores es actuar con transparencia, buena fe y asesoría legal.
Recursos oficiales para empleadores y empleados
- Portal Business Services Online (BSO) de la SSA: Para que los empleadores accedan a detalles sobre discrepancias y reciban orientación.
- Administración del Seguro Social (SSA): Línea de atención para empleadores: 1-800-772-6270 (TTY 1-800-325-0778).
- Departamento de Justicia de EE.UU., Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados: Para consultas sobre leyes anti-discriminación.
- Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS): Información sobre el formulario I-9 y cumplimiento de verificación de elegibilidad laboral.
Para más detalles oficiales sobre el proceso y obligaciones, los empleadores pueden consultar la página oficial de la SSA sobre Cartas de No Coincidencia.
Conclusión
La reanudación del envío de Cartas de No Coincidencia por parte de la Administración del Seguro Social marca un cambio importante en la supervisión del cumplimiento de la inmigración laboral en Estados Unidos 🇺🇸. Aunque estas cartas no prueban que un empleado esté trabajando ilegalmente, sí obligan a los empleadores a actuar con cuidado para corregir discrepancias y evitar sanciones.
Los empleadores deben estar preparados para manejar un volumen creciente de estas notificaciones, siguiendo procedimientos claros que respeten los derechos de los empleados y eviten acciones discriminatorias. La documentación cuidadosa y el asesoramiento legal son esenciales para navegar esta compleja situación.
Por su parte, los empleados deben colaborar para corregir sus datos y conocer sus derechos para evitar consecuencias injustas.
Según análisis de VisaVerge.com, esta política refleja un esfuerzo renovado para mejorar la integridad de los datos del Seguro Social y fortalecer el cumplimiento de las leyes laborales e inmigratorias, aunque sin la claridad regulatoria que muchos esperaban.
En este contexto, tanto empleadores como trabajadores deben mantenerse informados y actuar con prudencia para proteger sus intereses y derechos en un entorno legal que sigue evolucionando.
Este análisis ofrece una guía completa y accesible para entender las Cartas de No Coincidencia, su impacto y cómo responder a ellas correctamente, ayudando a evitar problemas legales y proteger a los trabajadores en el proceso.
Aprende Hoy
Cartas de No Coincidencia → Notificaciones oficiales de la SSA a empleadores sobre discrepancias entre datos de empleados y registros oficiales.
Número de Seguro Social (SSN) → Identificador único emitido por la SSA para seguimiento de ingresos y beneficios.
Formulario I-9 → Formato del USCIS que empleadores usan para verificar identidad y autorización laboral de empleados.
Zona segura (Safe Harbor) → Disposición legal que protege a empleadores si siguen procedimientos establecidos tras discrepancias.
Servicio de Impuestos Internos (IRS) → Agencia federal de EE.UU. encargada de la recaudación y cumplimiento tributario.
Este Artículo en Resumen
En mayo de 2025, la SSA retoma las Cartas de No Coincidencia, obligando a empleadores a responder con cuidado sin discriminar y proteger derechos laborales bajo reglas federales inciertas.
— Por VisaVerge.com
